ESP-BOT プライバシーポリシー

• 事業者名：株式会社イー・サポート
• 所在地： 〒102-0075 東京都千代田区三番町6番地26 住友不動産三番町ビル6F
• TEL：03-5276-7281
• FAX：03-5276-7674

当社は、個人情報の保護に関する法律その他関連法令を遵守し、利用者の個人情報を適切に取り扱います。

また、本サービスが生成AIを利用したサービスであることを踏まえ、個人情報のみならず、チャット履歴、入力データ、ナレッジベース登録データおよびアップロードファイルについても、機密性および重要性に応じて適切な管理を行います。

当社は、本サービスの提供にあたり、利用目的の達成に必要な範囲で、以下の情報を取得する場合があります。

1. 利用者が登録する情報

• 氏名
• 会社名または団体名
• 部署名
• 役職
• メールアドレス
• 電話番号
• ログインID
• パスワードハッシュ、認証トークン、権限情報その他認証に必要な情報

2. 本サービス利用時に取得される情報

• IPアドレス
• ブラウザ情報
• OS情報
• 端末情報
• Cookie情報
• アクセスログ
• 利用日時
• 操作履歴

3. AI機能利用時に取得される情報

• チャット入力内容
• AIへの質問内容
• AIからの回答内容
• 会話履歴
• アップロードファイル
• 添付画像
• ナレッジベース登録データ
• その他利用者が送信した情報

当社は取得した情報を以下の目的で利用します。

• 1.本サービスの提供および運営
• 2.利用者認証
• 3.問い合わせ対応
• 4.障害対応および保守運用
• 5.セキュリティ対策
• 6.利用状況分析（個人を特定しない統計情報または集計情報の利用を含みます）
• 7.サービス改善（個人を特定しない統計情報または集計情報の利用を含みます）
• 8.新機能開発（個人を特定しない統計情報または集計情報の利用を含みます）
• 9.AI応答品質向上（第6条に定める範囲に限ります）
• 10.利用料金の請求および管理
• 11.法令に基づく対応
• 12.利用企業との契約管理、利用上限管理、請求管理およびサポート提供
• 13.不正利用、利用規約違反、セキュリティインシデントの検知・防止・調査

本サービスは生成AI技術を利用しています。

利用者が入力した情報、アップロードしたファイル、ナレッジベース登録データおよび会話履歴は、AIによる回答生成、検索その他契約プランまたは個別契約に定める本サービスの機能提供のため利用されます。

利用者は、本サービスへ情報を入力または登録する場合、自らの責任において当該情報の利用権限を有していること、および第三者の権利、法令、契約または学内規程等に違反しないことを保証するものとします。

本サービスは、登録済みナレッジを参照して回答を生成するRAG方式を基本とし、利用者が入力した情報を当社独自の汎用AIモデルのファインチューニングに利用することを標準機能として予定していません。

当社は、利用者または利用企業の明示的な同意がない限り、利用者が入力した情報、アップロードファイル、チャット履歴その他の利用データを、当社または第三者の汎用AIモデルの学習データとして利用しません。外部AIサービス提供事業者によるデータ利用の取扱いについては、当該事業者の規約、設定および利用企業が選択した契約形態に従います。

当社は、本サービスの品質向上、障害分析、機能改善、研究開発その他サービス向上のため、個人を特定できないよう匿名化または統計化した情報を利用する場合があります。この場合、当社は、法令上求められる匿名加工、仮名加工または統計化等の水準に留意し、特定の個人または利用企業を識別できない形で取り扱うものとします。

利用企業または利用者は、匿名化データの改善利用について、当社所定の方法により停止を申し出ることができます。ただし、既に統計化され個人または利用企業を識別できない情報については、個別の停止または削除に応じられない場合があります。

当社は、本サービスの提供にあたり、Google Gemini、Gemini Embedding、Vertex AIその他の外部AIサービスを利用する場合があります。

利用者は、本サービスの機能提供のため、入力データ、チャット履歴、ナレッジベース登録データまたはアップロードファイルの全部または一部が、必要な範囲で外部AIサービスへ送信される場合があることを了承するものとします。

当社は、外部AIサービス提供事業者との契約、設定、アクセス制御その他合理的な方法により、適切な安全管理措置を講じます。

利用企業がBYOK方式により自ら取得したAPIキーを利用する場合、当該APIキー、外部AIサービス契約、請求、利用上限、権限設定および停止時の影響については、利用企業の責任において管理するものとします

当社が利用する外部AIサービス、クラウドサービス提供事業者、業務委託先または再委託先が外国に所在する場合、利用者情報が外国へ移転され、または外国において取り扱われる場合があります。

当社は、個人情報保護法その他関係法令に従い、外国における個人情報保護制度その他の外的環境を把握した上で、適切な安全管理措置および契約上の保護措置を講じます。

当社は、個人情報保護法その他関係法令に従い、外国における個人情報保護制度その他の外的環境を把握した上で、適切な安全管理措置および契約上の保護措置を講じます。

なお、本サービスの保守、運用、障害調査またはサポートのため、当社の委託先または再委託先が日本国外から必要最小限の範囲でデータにアクセスする場合があります。

外国にある第三者への提供または委託に関する情報について、法令上必要な場合、当社は利用企業または本人に対し、合理的な範囲で情報提供を行います。

利用者は、営業秘密、機密情報、要配慮個人情報、成績・評価・合否・健康情報その他厳格な管理が求められる情報について、本サービスへの入力前に、自らの責任において入力の必要性、適法性、本人同意の要否および利用企業内の承認有無を判断するものとします。

当社は、本サービスの提供に必要な範囲を超えて当該情報を利用しません。ただし、利用企業は、当該情報の入力・登録が不要または不適切である場合、入力制限、マスキング、削除その他必要な措置を自ら講じるものとします。

当社は、以下の場合を除き、利用者情報を第三者へ提供しません。

• 1.本人の同意がある場合
• 2.法令に基づく場合
• 3.人の生命、身体または財産の保護のため必要な場合
• 4.公衆衛生の向上または児童の健全育成のため必要な場合
• 5.国の機関または地方公共団体への協力が必要な場合
• 6.業務委託先へ必要な範囲で提供する場合（外部AIサービス、クラウドサービス、保守運用、サポート、決済・請求、メール配信等に関する委託先を含みます）
• 7.事業承継に伴う場合
• 8.利用企業の指示または設定に基づき、利用企業が指定する外部サービス、管理者または第三者へ連携・開示する場合

当社は、本サービス運営上必要な範囲で個人情報の取扱いを第三者へ委託する場合があります。委託先には、日本国外に所在する事業者が含まれる場合があります

この場合、当社は委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。当社は、委託先との間で秘密保持、再委託、目的外利用禁止、安全管理措置、事故発生時の報告等について必要な契約または管理措置を講じます。

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損その他の事故を防止するため、以下の安全管理措置を講じます。

• 1.通信の暗号化
• 2.保存データ、データベース、ストレージおよびバックアップの暗号化（クラウド環境またはデータベース機能による暗号化を含みます）
• 3.アクセス制御
• 4.認証管理
• 5.権限管理
• 6.管理画面へのアクセス制限、IP制限または多要素認証等の導入（契約プランまたは設定に応じます）
• 7.ログ監査
• 8.バックアップ管理
• 9.脆弱性対策
• 10.従業員教育
• 11.委託先・再委託先に対する安全管理措置の確認
• 12.インシデント発生時の調査、報告および再発防止策の実施

当社は、本サービスの利便性向上、ログイン状態の維持、利用状況分析および品質改善のためCookieその他類似技術を利用する場合があります。

利用者はブラウザ設定によりCookieを無効化できますが、その場合、本サービスの一部機能が利用できない場合があります。

当社が第三者の分析ツールまたは広告関連技術を利用する場合、その内容、提供先および停止方法について、法令上必要な範囲で本サービスまたは当社ウェブサイト上に表示します。

当社は、取得した情報を利用目的達成に必要な期間、契約期間中および契約終了後の対応に必要な期間保存します

チャット履歴、アップロードファイル、アクセスログその他本サービスに関する情報の保存期間は、サービス仕様書、申込書または個別契約に定めるものとします。

契約終了後または利用目的達成後は、法令上保存義務がある場合を除き、適切な方法により削除、消去または匿名化します。バックアップ、監査ログまたはシステム上の制約により、削除または消去までに一定期間を要する場合があります。

利用者は、当社が保有する自己の個人情報について、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去または第三者提供停止を求めることができます。

当社は、法令に従い、本人確認および必要な調査を行った上で、合理的な期間内に対応します。

利用企業が管理するデータに関する請求については、利用企業を通じて対応する場合があります。

未成年者が本サービスを利用する場合は、法定代理人の同意を得るものとします。教育機関等が本サービスを導入する場合、未成年者の利用可否、同意取得方法、入力可能情報および利用ルールについては、利用企業の責任において定めるものとします。

当社は、法令改正、サービス内容の変更その他必要な場合、本ポリシーを変更することができます。

重要な変更を行う場合は、本サービスまたは当社ウェブサイト上で通知します。法令上同意が必要となる変更を行う場合、当社は法令に従い、必要な同意取得その他の手続を行います。

本ポリシーに関するお問い合わせ、個人情報の開示等の請求、苦情または相談については、以下までご連絡ください。

株式会社イー・サポート 個人情報保護管理者 代表取締役　坂川　嘉治 〒102-0075 東京都千代田区三番町6番地26 住友不動産三番町ビル6F TEL：03-5276-7281 FAX：03-5276-7674